Modalità del servizio
Presso l'Archivio di Stato di Chieti vengono effettuate, su richiesta, ricerche per corrispondenza.
Tali richieste vanno inviate tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata) e vengono evase entro 30 giorni dalla data di ricevimento della richiesta stessa.
Per usufruire del servizio è fondamentale che l'oggetto della ricerca sia ben definito e che la richiesta sia corredata da tutte le informazioni necessarie a circoscrivere quanto più possibile l'indagine nei fondi di pertinenza. In mancanza di questi dati le risposte saranno limitate alla segnalazione dei fondi e delle serie eventualmente utili per una ricerca diretta da parte dell'interessato. In ogni caso si consiglia di consultare preventivamente la sezione del patrimonio documentario e la Guida di Sala dell’Istituto.
A prescindere dall’esito, il servizio ha un costo di € 10,00 che deve essere corrisposto anticipatamente all’Archivio di Stato di Chieti, quale rimborso spese per il servizio, attraverso il pagamento su Pago PA, il portale dei pagamenti del Ministero della Cultura. L'importo include anche la movimentazione fino ad un numero di 3 pezzi archivistici; qualora sia necessario movimentare ulteriori pezzi, sarà aggiunto un sovraprezzo di € 10 ogni 3 faldoni/scatole. Per la movimentazione di unità archivistiche dal deposito sussidiario esterno alla sede centrale per richieste di tipo amministrativo è previsto un costo di € 10 ogni singola unità. Il Portale Pago PA è raggiungibile al seguente indirizzo web: https://pagonline.cultura.gov.it/pagamenti-pagopa/acquista/acquista_prodotto.do.
Il costo di riproduzione della documentazione richiesta, viene comunicato tramite preventivo conformemente a quanto indicato sul Tariffario inserito nel nuovo Regolamento per le riproduzioni e l'uso delle immagini. L’invio della riproduzione della documentazione è esclusivamente in formato digitale.
Invio di riproduzioni digitali
È possibile richiedere l’invio per corrispondenza di riproduzioni digitali inviando una email all’indirizzo as-ch@cultura.gov.it secondo le modalità previste per la riproduzione con i mezzi dell'Istituto e le relative spese di rimborso dovute all'Archivio per il servizio.
Ricevuta la domanda, l’Istituto comunicherà al richiedente l’importo da pagare.
Richiesta di copia autenticata per uso amministrativo
È possibile richiedere copia autenticata della documentazione conservata dall'Archivio per fini giuridico-amministrativi.
La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, sul quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale, autorizzato per legge a tale funzione, che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale. In particolare, il pubblico ufficiale dichiara che la copia è identica all’originale e che fa fede alla pari di esso.
Per richiedere il rilascio di copia conforme all’originale per fini amministrativi è necessario compilare apposito modulo di domanda, completo di tutte le informazioni di cui si è in possesso, con allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità. Nel caso in cui la richiesta venisse effettuata da parti terze per conto del richiedente, è obbligatorio allegare una delega.
La domanda va inviata in carta bollata (per approfondire consulta le FAQ) ad eccezione dei casi di esenzione da bollo previsti dalla legge.
Non saranno accolte le richieste compilate senza apposito modulo, con informazioni parziali o generiche, o inoltrate mediante posta ordinaria, prive di indirizzo mail o PEC a cui inoltrare la documentazione richiesta.
L'utente che richiede copie autenticate di documenti per fini giuridico-amministrativi deve osservare le seguenti regole:
- La domanda di richiesta deve essere redatta in carta bollata (euro 16,00) per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata la esatta collocazione archivistica.
- Sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo (euro 16,00 cadauna), ai sensi della vigente normativa sul bollo, nella misura di n. 1 (una) marca da bollo ogni 4 (quattro) facciate normali (formato protocollo).
- Sarà cura dell'Istituto autenticare il documento fotocopiato o digitale, con l'indicazione del richiedente, degli estremi del documento riprodotto e ogni altra indicazione utile al riconoscimento del documento stesso.
- Restano salve le esenzioni in materia di imposta di bollo previste dalla tabella allegato B, annessa al D. P. R. n. 492 del 25 giugno 1953; in particolare sono esenti dal bollo le ricerche e copie di documenti a fini pensionistici (fogli matricolari).
► Come procedere e come acquistare le marche da bollo per rilascio documentazione digitale
Nel caso delle ricerche per corrispondenza, il cittadino deve procedere obbligatoriamente all’acquisto in formato digitale della marca da bollo necessaria, applicabile esclusivamente ai documenti in formato digitale, che deve essere associata in maniera univoca al modulo di richiesta di ricerca per corrispondenza.
L'utente deve perciò procedere in questo modo:
- compilare il modulo di richiesta;
- accedere al portale @EBOLLO, che consente di ottenere l'emissione della marca da bollo virtuale, pagando tramite il sistema PagoPA del Ministero della Cultura con addebito su conto corrente, carta di credito o carta di debito;
- allegare sul portale @EBOLLO il modulo di ricerca per corrispondenza compilato prima di procedere al pagamento della marca da bollo relativa;
- procedere al pagamento del numero di marche da bollo virtuali necessarie;
- inviare all'Archivio il modulo insieme alla ricevuta di pagamento tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata);
- ricevuta dall’Archivio una copia semplice digitale tramite posta elettronica del documento richiesto con l'indicazione del numero di marche da bollo necessarie per l'autentica, l'utente dovrà allegarla sul portale @EBOLLO e dovrà acquistare le marche da bollo virtuali richieste per l'autentica, utilizzando la stessa procedura utilizzata al punto 3;
- l’utente dovrà rinviare all’Archivio tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata) il documento associato alle marche da bollo acquistate;
- l'Archivio spedirà all'utente la copia autenticata del documento in formato digitale a mezzo di posta elettronica valida ai fini amministrativi.
► Come procedere e come acquistare le marche da bollo per rilascio documentazione cartacea (solo ritiro in sede)
Nel caso in cui il cittadino necessiti di documentazione per uso amministrativo in formato cartaceo, le marche da bollo dovranno essere a loro volta cartacee in modo tale da essere applicate direttamente sulla documentazione, tenendo presente le regole indicate nel paragrafo Richiesta di copia autenticata per uso amministrativo. Le copie conformi all'originale possono essere ritirate di persona o a mezzo corriere a carico del destinatario. L'Archivio di Stato non effettua spedizioni con Poste Italiane.
Rilascio di copia conforme informatica di documento analogico
In virtù di quanto previsto dal D. Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale), art. 40 e dal D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di documento informatico / Produzione dei documenti digitali) recanti l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale, ed in ottemperanza alle indicazioni contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (par. 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) l’Archivio di Stato di Chieti rilascia copie conformi informatiche di documenti analogici.
Pagamento
Il rilascio della copia conforme in formato digitale avviene esclusivamente al titolare della richiesta o a un suo delegato, per i fini amministrativi dichiarati, entro 30 giorni dall'accettazione della richiesta, e previo pagamento per rimborso di spese di riproduzione. Il pagamento delle spese sostenute avviene mediante il portale di pagamento Portale per i pagamenti online del Ministero della Cultura.
